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Absolute Basics im Umgang mit PC und Internet

Falk Ebert  24. November 2010  Keine Kommentare  9 Minuten zu lesen  Internet und Social Web

 

Am Montag gab es Gejammer, heute gibt es Abhilfe. Zumindest ein bisschen. Heute stelle ich die wichtigsten Usability-Tricks in den Programmen Word, Excel, Powerpoint, Photoshop und Firefox vor. Außerdem gibt es die wichtigsten Shortcuts und einen kurzen Abriss über Filemanagement und Typografie.

Im Prinzip solltet ihr das alles schon kennen, als Gefahrgut-Leser. Ihr dürft es aber gerne an weniger PC-affine Freunde weiterleiten oder selbst eure Tipps in den Kommentaren beisteuern. Denn die Liste ist natürlich eine sehr subjektive Aufzählung. Falls ihr was nicht nachvollziehen könnt, einfach fragen.

Word: Nie wieder in die Tastatur beißen.

Im Prinzip sollte man dazu gar nix sagen, weil Word nicht nur ekelhaft, sondern seit Google Docs auch vollkommen hinfällig ist. Da aber immer noch überall damit gearbeitet wird, ein paar Tipps dazu.

Umbrüche

Ganz wichtig: Seitenumbrüche nie so machen, dass man so lange Enter drückt, bis die neue Seite erreicht ist. Dafür gibt es Strg+Enter, bzw. Einfügen -> Manueller Umbruch. Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen dem Enter-Umbruch und dem Shift-Enter Umbruch. Beim Spielen mit Format -> Absatz -> Abstand könnt ihr den sichtbar machen.

Absätze

Generell nicht über das Einfügen von Tabulatoren vor dem Text machen, immer über das eben genannte Format -> Absatz gehen. Oder diese kleinen Dreiecke oben im Lineal mal verstehen lernen

Grafiken

Bilder, die im Text mitschwimmen sind eine tolle Sache, wenn man große Dokumente über viele Seiten layouten will. Wer aber nur kurz eine Urkunde oder eine DinA4-Seite mit Fotos füllen möchte, hat damit nur Ärger. Deswegen für solche Projekte bei jedem eingefügten Bild erstmal Format -> Grafik -> Layout -> Vor den Text (Andere) aktivieren.

Excel: Mit wenig viel erreichen.

Excel ist definitiv mein Lieblingstool aus der Office-Familie.

Bezüge

Bezüge auf andere Zellen kann man beim Tippen des Formelinhalts einfach mit der Maus vornehmen: Einfach in die Tabelle klicken. Wenn man sich dabei verklickt, hilft ein kurzer Hüpfer auf die Esc-Taste. Wenn man beim automatischen  Kopieren von Zellen in weitere Spalten nicht möchte, dass sich Spalte oder Reihe des Bezugs ändern, setzt man einfach ein Dollar-Zeichen vor den Buchstaben oder die Zahl. Bei = D3+$A$1 wird also nur der vordere Wert verändert, wenn man die Formel mit dem intelligenten Anfasser nach unten zieht: =D4+$A$1.

Diagramme

Bei Diagrammen ist es enorm hilfreich a) die Vorschau mit „Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel“ zu prüfen und b) im Schritt 2 auf den Reihe-Tab zu klicken und durch einzelnes Anwählen der Reihen zu prüfen, ob auch wirklich alle Datenfelder erfasst wurden. Der Rest erledigt der Diagramm-Assistent relativ zuverlässig.

Drucken

Vor dem Drucken einmal in das Datei -> Seite einrichten Menü gehen und bestätigen, dann werden die Seitenumbrüche im Dokument angezeigt.

Powerpoint: Trotzdem schnell sein.

Wirklich leicht macht es uns Microsoft mit Powerpoint nicht. Diese Dinge sollte man wissen.

Alt-Taste

Unzählige Funktionen lassen bei PPT einen Shortcut missen. Da lässt sich aber mit der Alt-Taste Abhilfe schaffen: Wenn man Alt gedrückt hält, bekommen die Wörter in den Menüs unterstrichene Buchstaben, mit deren Hilfe man schnell auf die einzelnen Menüpunkte zugreifen kann, wenn man sich die Kombinationen erst mal eingeprägt hat. So ist, beispielsweise, Alt+EGA (hintereinander) für das Einfügen einer Grafik zuständig. Geht meines Wissens aber nur auf dem PC.

Master

Beit den Masterfolien hat sich Microsoft was gedacht. Benutzen.

Diagramme skalieren

Ganz wichtig: Eingefügte Excel-Diagramme nie mit den normalen Anfassern schmaler oder breiter machen! Dann sieht nämlich auch der Text und die Achsenbeschriftung gestaucht aus. Deswegen für Größenänderungen immer erst in den Modus zum Bearbeiten des Diagramms gehen (Doppelklick) und dann skalieren!

Photoshop: F-Tasten clever belegen.

Usability-Tricks für Adobe Photoshop könnte ich in zweihundert Blogbeiträgen zelebrieren, so lange nutze ich das Programm schon. Heute nur die drei, die ich über die Jahre wirklich lieben gelernt habe.

Weichzeichner auf F9

Erstellt euch eine Aktion, die nichts macht außer den Weichzeichner mit einem Pixel anzuwenden und legt sie auf eine F-Taste. Das geht ganz einfach über das Aktionen-Menü mit den Aufnahmebutton. Der Vorteil: Eine weiche Kante auf einer Ebenenmaske lässt sich dann ganz easy per Tastendruck erledigen. Soll es ein wenig weicher sein, hilft danach ein Druck auf Strg+F. Soll es viel weicher sein, einfach Strg+Alt+F drücken. Kurz gesagt: Nie wieder den Gauß über das Filter-Menü holen!

Schnellspeichern auf F10

Zweite Aktion: Eine Aktion, die das aktuelle Bild als 90% JPEG auf einen speziellen Ort auf der Festplatte speichert, z.B. den Desktop oder die Eigenen Dateien. Ist Gold wert, wenn man ein Bild nur schnell croppen und dann hochladen oder per Email versenden möchte.

Anordnen auf F11

Nicht per Aktion, sondern über das Shortcut-Menü könnt ihr euch Anordnen -> Nebeneinander auf F11 legen. Damit habt ihr per Tastendruck den, meiner Meinung nach, besten Überblick über alle geöffneten Dokumente, den Photoshop bietet.

Firefox: Nie wieder www tippen.

Ja, es gibt auch andere Browser. Und wer sein Leben komplett in Google-Hände legt, ist mit Chrome besser bedient. Aber Internet Explorer, Safari und Opera solltet ihr euch (aus unterschiedlichen Gründen) wirklich nicht antun. Trust me!

Adressleiste

Tipp: Das „http://www“ vor  Internetadressen könnt ihr euch sparen. Braucht Firefox nicht. Und www.google.de könnt ihr euch auch sparen. Denn wenn ihr wenige Suchbegriffe in die Leiste tippt, macht Firefox automatisch eine Suche. Außer, das Ergebnis der Suche ist so eindeutig, dass Firefox euch gleich auf eine passende Seite weiterleitet. In die Adressleiste kommt man übrigens per Strg+L. Und vergesst auch die Suchleiste rechts daneben nicht. Einmal mit den 10 wichtigsten Seiten eingerichtet, erspart sie viel Arbeit.

Add-Ons

Auch wenn es nach Arbeit aussieht: AddOns machen das Leben viel leichter. Surfen ohne Banner-Werbung? Steuern mit Mausgesten? Per Rechtsklick übersetzen? Auf Anfrage gebe ich gerne personalisierte Empfehlungen!

Bookmarks

Sind das A+O jedes gut eingerichteten Browsers. Denn Bookmarks sind mehr als nur Lesezeichen: Mit Bookmarks können auch RSS-Feeds abgerufen werden, Inhalte von Facebook oder Tumblr geteilt werden oder Gdocs markiert werden.

Shortcuts: Einfach mal ausprobieren.

Oft kennen wir Shortcuts, aber verwenden sie nich. Das ist besonders in Kreativprogrammen wie der Adobe-Suite tödlich. Wer schnell sein will, muss cutten können.

Zwischenablage

Srg+C, Strg+V, Strg+X. Nuff said. Übrigens kann das beim Chatten sehr hilfreich sein, wenn man noch schnell eine Antwort auf eine andere Frage zwischenschieben möchte, ohne seinen ganzen getippten Text zu verlieren.

Suchen

Niemals Strg+F vergessen! Das ist der wichtigste Vorteil von digitalem Text zu gedrucktem Papier. Funktioniert sogar in Digsby in der Kontakt-Liste.

Tab-Management

Strg+Tab, Strg+Shift+Tab, Strg+W. Damit navigiert man durch Tabs in Programmen. Und ihr glaubt gar nicht, in wie vielen das funktioniert. Um nur ein paar zu nennen: Firefox-Tabs, Digsby-Chatfenster, Word-Optionsfenster, Total Commander-Tabs, Photoshop-Dokumente, …

Filemanagement: Keine Angst vor Dateien.

Zum Thema Umgang mit den Dateien auf einem Computer gibt es im Prinzip nur eine Sache zu sagen: Total Commander. Da ich hier aber nicht mit der Tür ins Haus fallen will, ein paar allgemeingültige Tipps.

Speicherort

Es gibt keinen Desktop. Wenn dir dein Betriebssystem anzeigt, dass eine Datei auf dem Desktop, bei den Eigenen Dateien oder im Download-Ordner (Mac) liegt, ist sie trotzdem irgendwo auf der Festplatte. Und wenn deine Systempartition (normalerweise C:) crasht, könnte es sehr praktisch sein, wenn du deine Eigenen Dateien auf D: ausgelagert hast.

Löschen

Löschen, Papierkorb leeren, Datei problemlos wiederherstellbar. Selbst beim Formatieren sind die Dateien oft leicht zu rekonstruieren. Deswegen, vor allem wenn man alte Festplatten bei eBay vertickt, immer mit speziellen Lösch-Tools arbeiten, die die alten Dateien mit Datenmüll überschreiben. Das reicht dann auch ein Mal. Die Geschichte vom mehrfachen Überschreiben ist ein Mythos.

Versionierung

Beim Arbeiten im Team, zum Beispiel über dropbox, immer eine einheitliche Versionierung für die Benennung der Dateien festlegen, zum Beispiel Datum_Uhrzeit_Dateiname. Und für das Datum logischerweise nicht 12Mai2010_1337Uhr_Foto.jpg, sondern 100512_1337_Foto.jpg. Ist klar, oder?

Typografie: Ästhetik für Anfänger.

Zum Schluss was für das Auge: Was für den einen wie Erbsenzählerei aussieht, ist für den anderen absolutes Basiswissen für gute Gestaltung.

Schriftarten

Es gibt im Prinzip zwei Arten von Schriftarten (steinigt mich, ihr Typografen): Auszeichnungsschriftarten und gescheite Schriftarten. Die Auszeichnungsschriftarten sind die fancy Dinger, die man bei dafont.com bekommt. Die bitte nur für gestalterische Einwürfe und Logos verwenden. Die gescheiten Schriftarten unterscheidet man in serifenlose Schriften (z.B. Calibri) und Serifen-Schriften (z.B. Garamond). Die Wahl, ob mit oder ohne Serifen (die kleinen Häckchen an den Buchstaben) gesetzt wird, will gut überlegt sein. Wichtig ist aber vor allem, dass keine Auszeichungsschriftarten verwendet werden, wenn der andere es irgendwann mal lesen können soll. Auch bei Abiparty-Flyern.

Schriftschnitte

Dick, kursiv, extradick und so weiter. Diese Versionen einer Schrift nennt man Schnitte. Gute Schriften kauft man mit vielen davon und lässt sich das dann auch was kosten. Denn das, was Word mit einer Schrift macht, wenn ihr den entsprechenden Button für dick drückt, ist in der Regel nur ein künstliches Aufblähen der Schrift. Der echte bold-Schnitt ist dagegen häufig fälschlicherweise im Schriftauswahl-Dropdown versteckt. Deswegen erst mal da schauen, bevor man den Button drückt. Profis sehen den Unterschied.

Sonderzeichen

Das, was die meisten für Anführungszeichen halten, ist eigentlich ein Zoll-Zeichen. Das Ding über der Zwei ist kein „“. Nur Word korrigiert diese Typo-Sünde, ebenso wie viele andere, automatisch. Klappt aber nicht immer. Im Notfall kann man die Anführungszeichen manuell korrigieren. Das Selbe gilt für den Gedankenstrich (ist kein Minus), für die drei Punkte (sind keine drei Punkte) und den Apostroph (ist kein Accent). Die Typgrafen machen sich wirklich Mühe, alle diese Zeichen in ihre Schriften zu integrieren. Also nutzt sie auch.

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Falk Ebert

Falk Ebert

Falk Ebert hilft Firmen, die Vorteile der Digitalisierung für ihr business zu nutzen. Neben dem Technologie-Optimismus ist er getrieben von seiner Liebe für die Wissenschaft, das Reisen in neue Länder und das Lernen von neuen Sprachen.